Разница между формой Т-12 и Т-13

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени — образец

Разница между формой Т-12 и Т-13

Вопрос, как отследить рабочее время сотрудников, если их больше одного в штате, является актуальной задачей для каждого владельца бизнеса. Он платит им зарплату и хочет понимать, за что. Учесть фактически отработанное время, отпускные и праздничные дни, а также отгулы и больничные поможет табель учета рабочего времени.

Описание документа

Трудовой кодекс РФ, в частности ст.91, обязывает работодателей вести учет отработанного времени каждого сотрудника. Данные вносятся в бланк первичной документации с поименным перечнем работников предприятия.

Туда же вносятся отметки о фактическом использовании ими рабочего времени в заданный период времени. Называется этот документ табелем учета рабочего времени.

После окончания расчетного периода документ подписывается ответственными лицами и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. На его основании создаются расчетно-платежная или расчетная ведомости.

Учет времени Табель можно вести в бумажном виде, вносить в него данные на компьютере, а также вести онлайн. Но в этом случае его все равно придется распечатать, чтобы в нем смогли расписаться все ответственные сотрудники. Сведения в него вносятся ежедневно. В бухгалтерию данные должны быть переданы не позднее 12 числа текущего месяца за первую половину и не позже 25 числа за весь отработанный месяц.

К сведению! Чистый бланк табеля можно найти и бесплатно скачать из интернета.

Табель

Назначение

Табель является одни из самых важных первичных документов бухгалтерского учета. Он служит для отражения информации по фактически отработанному времени всеми сотрудниками предприятия. Кроме этого с его помощью можно:

  • Контролировать нарушения установленного режима работы.
  • Отслеживать эффективность использования рабочего времени.
  • На его основании происходит расчет заработной платы и других положенных выплат, так как он отражает все затраченное на работу время.
  • В табеле можно найти сведения по каждому сотруднику за весь период его работы на предприятии.

Данные из табеля необходимы не только бухгалтеру по начислению зарплаты, но и контролирующим органам:

  • Инспектор ФНС на основании данных из документа проверяет корректность расчета налоговой базы и выплат по страховым взносам.
  • Сотрудник фонда социального страхования (ФСС) сверяет данные по начислению пособий. К ним относится, например, обязательное пособие по уходу за ребенком.
  • Специалист трудовой инспекции проверяет табель, чтобы убедиться, что права наемных сотрудников не были нарушены.
  • Работник Росстата берет данные из табеля, чтобы составить статистику. Например, численность и зарплата дает картину об общей ситуации в регионе.

Учет выходных и рабочих дней

Ответственный за ведение

Законодательство не регламентирует этот вопрос, поэтому руководитель предприятия решает самостоятельно, на кого возложить обязанности по ведению табеля учета рабочего времени. Раньше в организациях была предусмотрена должность табельщика.

Это был человек, в обязанности которого входил контроль за явкой и неявкой сотрудников, а также отражение этой информации в табеле и подача сведений руководству компании.

Сейчас эта должность считается нерентабельной, поэтому ее сократили, а обязанности по ведению табеля возложили на бухгалтера, кадровика или руководителя одного из структурных отделов.

Важно! Новые дополнительные обязанности должны быть отражены в должностной инструкции и трудовом договоре ответственного или закреплены за ним приказом руководителя компании.

Сотрудник ведет учет времени

Формы табеля

Закон разрешает организациям самостоятельно разрабатывать и утверждать свои формы табелей учета рабочего времени. А можно воспользоваться готовыми унифицированными бланками и адаптировать их под структуру своей фирмы. Формы Т-12 и Т-13 не обязательны для применения, однако их используют многие организации.

Т-12

Распространенная форма, которая используется на многих предприятиях. Ведется ответственным сотрудником на протяжении месяца. В конце отчетного периода подводятся итоги по каждому работнику по количеству отработанных часов. Кроме этого фиксируются результаты за первую и вторую половину месяца.

Документ состоит из трех разделов:

  1. Титульный лист содержит единую систему кодов, применяемых для обозначения неявок. Каждой причине отведены свои числовое и буквенное значения.
  2. Учет рабочего времени ведется в табличной части. Кроме рабочих дней в ней отражены все выходные и праздники.
  3. Третья часть тоже содержит таблицу. В ней происходит составление расчетов выплаты заработной платы, исходя из дней, часов, суммы ставок.

Информация в табель вносится при помощи метода сплошной регистрации. В каждой ячейке табеля проставляется значение о явке или неявке с обязательным указанием причины.

Также возможно вести табель, указывая только опоздания и неявки.

В этом случае, если сотрудник отработал весь месяц, все ячейки табеля будут пустыми, а отражаться будут итоговые данные по первой, второй половине месяца и общий итог.

Все отклонения от стандартного режима работы: неявки, опоздания, переработки, сокращенные рабочие дни должны быть подтверждены соответствующими документами.

В случае болезни работником должен быть предоставлен лист временной нетрудоспособности.

Если он отсутствовал на рабочем месте, должна быть справка, подтверждающая выполнение прочих обязанностей, приказ руководства о его переводе на другой режим работы, заявление сотрудника о предоставлении ему отпуска без содержания и прочее.

Т-13

Существует еще одна унифицированная форма табеля Т-13. Ее отличие от Т-12 заключается в том, что в ней нет третьего раздела, в котором содержатся сведения о выплаченной заработной плате. Она является обычным бланком для фиксирования фактически отработанного времени работниками. При этом применяются все условные обозначения и сокращения из единого перечня.

Форма 0504421

Эта форма утверждена Приказом Министерства финансов № 52Н от 31.03.2015 года. В своей работе ее используют бюджетные учреждения. Бланк табеля учета рабочего времени содержит полное отражение использования сотрудниками рабочего времени. В нем можно отразить:

  • Отпуск по учебе.
  • Выходные по учебе.
  • Замещение в группе продленного дня.

Ведется табель согласно принятым правилам методом сплошной регистрации или путем отмечания только неявок с обязательным указанием причин отсутствия на рабочем месте.

В отличие от стандартных форм Т-12 и Т-13 в шапке бланка 0504421 обязательно нужно указывать цифровой код документа. Цифра 0 говорит о том, что в данные не вносились изменения со дня ведения табеля. Другие цифры говорят о количестве внесенных уточнений.

Кроме этого существуют отличия в буквенных обозначениях неявок сотрудников:

  • Отпуск по уходу за ребенком будет указан буквой ОР.
  • Больничный по родам и беременности имеет значение Р.
  • Учебный отпуск имеет обозначение У.
  • Отпуск за свой счет может иметь значения ОЗ или ДО. В зависимости от согласования с руководством и уважительности причины.

Форма

Правила ведения

Госкомстат РФ рекомендует использовать для учета отработанного времени сотрудников унифицированные формы Т-12 и Т-13. Допустимо вносить в них изменения исходя из специфики организации. Но существуют некоторые правила, которые необходимо соблюдать независимо от применяемой формы.

Табель ведется в одном экземпляре. Для небольшой организации это может быть единый документ, для больших предприятий возможно разграничение по отделам и подразделениям.

Для ведения табеля назначается ответственный сотрудник. Заполненный табель должны подписывать руководитель и специалист по расчету зарплаты.

После этого он передается в бухгалтерию, которая должна его хранить в течение одного года.

Табель не должен содержать исправлений и помарок. Если была допущена неточность, то она должна быть исправлена по правилам бухгалтерского учета: аккуратно перечеркнута одной чертой, сверху указываются верные данные, обязательно ставится подпись ответственного лица.

В табеле обязательно должны быть указаны данные по каждому сотруднику. Вносятся и убывают они только на основании приказа руководителя организации. Какие сведения необходимо указать:

  • ФИО работника.
  • Занимаемая должность.
  • Подразделение, к которому он относится.
  • Присваивается табельный номер.

Возможно добавление дополнительной информации, если этого требует специфика режима и условий работы. Например, учет работы на вредном производстве, за которую полагается дополнительный отпуск сотруднику. Каждое дополнение обязательно должно быть подтверждено приказом.

За нарушения в ведении табеля предусмотрены штрафные санкции:

  • За грубые ошибки ответственному может грозить увольнение.
  • За неполные данные трудовая инспекция может наложить штраф на организацию в размере 10 тыс. рублей.
  • За нарушение регламента заполнения выписывается штраф 50 тыс. рублей.
  • Кроме этого может быть наложено административное взыскание, в результате которого предприятие будет вынуждено простоять без работы в течение трех месяцев.

Дополнительная информация! Кроме стандартного указания явок и неявок табель позволяет учитывать сверхурочную работу, опоздания, дневные и ночные смены, работу в выходные и праздничные дни, которая должна быть оплачена в двойном размере.

Как заполнить

Оформление

Табель рабочего времени заводится на один месяц. Ему присваивается порядковый номер по текущему месяцу. Дважды за этот период подаются данные в бухгалтерию для расчета аванса и зарплаты.

В табель попадают только штатные сотрудники, с которыми оформлены трудовые договоры. Не попадают в расчет:

  • Официально не оформленные работники.
  • Совместители.
  • Работающие по гражданско-правовому договору.

Правила заполнения титульного листа:

  1. Название компании вписывается согласно Уставу.
  2. Указываются коды ОКПО и ОКУД.
  3. Документу присваивается номер.
  4. Прописывается отчетный период с обязательным указанием начала и окончания.
  5. Под датой окончания ведения документа должны будут оставить свои подписи все ответственные сотрудники. После этого табель передается на хранение сроком на 12 месяцев.

Какие графы необходимо заполнить в табличной части:

  • в первом столбце прописывается номер, присвоенный каждому работнику;
  • во вторую и третью графу из личной карточки работника вносятся его данные;
  • четвертая графа предназначена для отметок явки или неявки. Вверху указывается код, внизу количество фактически отработанных часов;
  • пятый столбец служит для отметок дней и часов, отработанных за первую половину месяца;
  • в шестой графе указываются данные за весь месяц;
  • столбцы с шестого по девятый содержат данные, необходимые для расчета заработной платы;
  • в столбцах с десятого по тринадцатый указываются причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
  • в четырнадцатом столбце находятся суммарные данные по неявкам за весь месяц;
  • пятнадцатый и шестнадцатый столбцы содержат коды причин неявок за месяц;
  • семнадцатый столбец показывает общее количество выходных и праздничных дней в отчетном месяце.

Таким образом заполненный документ даст полную картину посещаемости по каждому сотруднику и позволит произвести корректное начисление заработной платы.

Образец

Отметка об отпуске

Титульные листы форм Т-12 и Т-13 содержат стандартный перечень буквенных и числовых символов. Среди них есть и обозначение отпусков:

  • Стандартный плановый оплачиваемый отпуск работника отмечается в табеле буквами ОТ или цифрами 09.
  • Дополнительный отпуск будет обозначаться символами ОД или 10.
  • Учебный отпуск имеет много разновидностей, в зависимости от ситуации и того, сколько он продлится по времени, может указываться символами ДО или 16, ОЗ или 17, У или 11, УД или 13.
  • Декретный отпуск имеет обозначение Р или 14.
  • Отпуск по уходу за ребенком фиксируется символами ОЖ или 15.
  • Если дни отпуска выпадают на выходные или праздничные дни, то в табеле они обозначаются буквой В или цифрой 26.

Обратите внимание! Если сотрудник, который официально находится в декретном отпуске, будет работать на полставки, то в табеле информация отражается с помощью двойной записи: Я или 01 и ОЖ или 15. Образец будет выглядеть таким образом: Я/ОЖ или 01/15.

Отпуск

Нельзя недооценивать такой важный документ, как табель учета рабочего времени. Заполненный без ошибок он позволит не только верно начислить заработную плату, но и корректно рассчитать налоги. При правильном ведении табеля вопросов не возникнет ни у контролирующих организаций, ни у сотрудников предприятия.

Табель учета рабочего времени: составление по формам Т-12 и Т-13

Разница между формой Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда это – два документа, которые применяются для контроля деятельности официально трудоустроенного человека и расчета его заработной платы. Форма документа, особенности, цель его использования утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 1 от 5 января 2004 года (далее Постановление № 1).  

Законодательное регулирование вопроса

В соответствии с Постановлением № 1, эти документы (два табеля) применяются для контроля времени реально отработанного или пропущенного каждым служащим фирмы. Ведется табель для контроля соблюдения отдельным работником установленного режима рабочего времени.

Табеля учета используется также для формирования статистических данных и для расчета заработной платы конкретного человека. Учет рабочего времени по табелю формы Т-12 используется для начисления денежного вознаграждения.

Табель по форме Т-13 применяется для контроля только рабочих часов.

Постановление № 1 позволяет выделить следующие принципы применения табеля учета:

  • оформляется единственным экземпляром;
  • есть специальный назначенный работник, который уполномочен вести табель;
  • обязательно подписание табеля руководителем подразделения;
  • после подготовки документ передается в бухгалтерию;
  • каждая отметка в табеле должна подтверждаться документально (если это пропуск по причине болезни, то должен быть лист нетрудоспособности, если это прогул, то подкрепляется результат проведения служебной проверки и приказ о привлечении к наказанию,  если речь идет о сокращенном рабочем дне, то подкрепляется Приказ руководителя на сокращение трудочасов;
  • форма табеля строго утверждена Постановлением № 1 (есть установленный перечень граф  с наименованиями и правилами заполнения). 

Допускается заполнение табеля учета как вручную, так и с помощью компьютера. На практике чаще всего применяется комбинированный способ заполнения. 

Подробнее о табеле учёта по форме Т-12

Как уже отмечалось выше, официальное название документа – табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Он имеет общую унифицированную форму, и применяется с целью контроля отработанных часов и расчета заработной платы.

Этот табель дает возможность подтвердить прибытие на работу человека в конкретный день или же его отсутствие.

В случае отсутствия указывается причина неявки (если это прогул, то отметка также делается в табеле), что является основанием последующего привлечения к дисциплинарной ответственности.

Второй момент, который дает возможность зафиксировать табель по форме Т-12, это количество часов, которые человек находился на рабочем месте, то есть которые подлежат оплате. Но форма табеля учета построена таким образом, что в нее одновременно вносится несколько видов информации.

Так, руководитель конкретного подразделения делает отметку о количестве отработанных часов по прибытию или неявке человека на работу. Затем подписанный табель направляется бухгалтеру, который осуществляет расчет заработной платы, и вносит его в таблицу.

Расчет производится с учетом сверхурочных, ночных работ, праздничных дней. 

Табель учета по форме Т-12 это таблица, которая содержит 55 граф, оформляется в отношении каждого работника отдельно или сразу на нескольких работников. 

Подробно о табеле учета по форме Т-13

По сути, назначение документа то же самое, то есть он применяется для подтверждения количества времени, проведенного человеком на работе или вне производства для дальнейшего расчета зарплаты и подсчета статистики.

Но если документ Т-12 может быть оформлен на компьютере или вручную или комбинированным способом, то Т-13 заполняется автоматически специальной программой компьютера.

Также это более сокращенный вариант отчета, который не содержит данные о заработной плате, а представляет информацию лишь о посещаемости. Форма Т-13 содержит только 13 граф. 

Общее и различное 

Иными словами, единственный общий признак формы Т-12 и формы Т-13 – это документы, предназначенные для ведения учета посещения работниками конкретного предприятия, а также для контроля рабочего времени отдельно каждого сотрудника. Отличительные черты включают следующие признаки:

  1. Т-12 более широкой формы, которые применяются также для расчета заработной платы, а Т-13 – сокращенный вариант, который применим лишь для контроля рабочего времени;  
  2. Т-12 состоит из 55 граф, а Т-13 только из 13 граф;
  3. табель учета Т-12 может заполняться вручную, комбинированным способом или на компьютере, а Т-13 только на компьютере и с применением специальной программы. 

Для надлежащего контроля на предприятии должны использоваться оба варианта учёта.

Кто осуществляет заполнение табеля учета

На каждом предприятии внутренними документами строго установлены функциональные обязанности каждого человека. Это делается для того, чтобы определить точный список обязательств, установить материально ответственных лиц, а также для привлечения к дальнейшей ответственности за невыполнение вверенных обязанностей.

Так, ведение табеля учета по форме Т-12 и Т-13 осуществляют, как правило, работники отдела кадров или руководитель конкретного подразделения предприятия, но только, если это входит в список его функциональных обязанностей.

Также дополнительно может быть назначен специальный человек – табельщик, который будет вести учет.

Табель учета это строгий документ, на основании которого бухгалтер назначает заработную плату, поэтому человек должен в полной мере осознавать свою ответственность и внимательность при оформлении документов.

Недоучет рабочего времени, как следствие получения человеком меньшей заработной платы, может стать основанием для привлечения предприятия и конкретного должностного лица к административной ответственности. С другой стороны, если рабочих часов будет записано больше, то фирма потеряет деньги, выплатив большую заработную плату трудящемуся.

Законодательством допускается одновременное составление одного табеля на всех работников или же оформление персонального документа на каждого человека. Как показывает практика, персональный табель гораздо удобнее и исключает ошибки, поскольку при массовом расчете высока вероятность неверных подсчетов и механических опечаток. 

Табель учета это не документ строгой отчетности, но с целью предотвращения его утраты лучше использовать отдельные правила составления. Например, каждый табель номеруется, указывается месяц и годи т.д. Новый табель оформляется ежемесячно.  При формировании отчета на компьютере лучше далее распечатывать его для гарантии сохранности.

Правила заполнения/составление табеля

Постановление № 1 Госкомстата Российской Федерации утверждает не только количество граф, которые должны присутствовать в документе, но также принятые условные сокращения, и правила внесения информации. Эти правила являются универсальными, чтобы работники разных предприятий, отделы статистики, налоговая служба могли проводить плановые и внеплановые проверки финансовой документации. 

Учет трудодней

Формирование таблицы с количеством отработанных часов происходит в следующем порядке:

  1. первая графа – это номер по порядку;
  2. вторая это ФИО и должность служащего;
  3. третья это присвоенный табельный номер.

Далее таблица делится по числам месяца и за каждый день ставится количество отработанных часов. В день, если это официальный выходной, ставится прочерк или крестик. Далее подсчитывается все количество отработанных часов за месяц. В заданную графу выписываются ночные часы, сверхурочные, праздничные, которые подлежат оплате в большем размере.

Обязательные реквизиты

Внизу табеля учета под таблицами обязательно ставится дата, когда он был оформлен. Как правило, это до пятого числа следующего месяца, то есть за неделю до того, как начисляется авансом выплата служащим.

Составленный табель отчета по форме Т-12 и Т-13 подписывает человек, который его оформил, руководитель предприятия, кадровый работник, а также бухгалтер, принявший документы и, посчитавший заработную плату. 

Скачать бланки и образец заполнения

Табель учета рабочего времени типовая форма Т-13 (форматы .doc и excel)

Табель учета рабочего времени типовая форма Т-12 (форматы .doc и excel)

Заполненный образец табеля учёта рабочего времени Т-13

Табель учёта рабочего времени. Формы Т-12, Т-13

Разница между формой Т-12 и Т-13

Начнём с того, что работодателем может быть как юрлицо, так и индивидуальный предприниматель, если заключает трудовой договор с наёмными работниками. А под ответственность каждого работодателя подпадает не только обязанность выплачивать взносы в ФСС и ПФР, но и вести учёт отработанного сотрудниками времени.

Чтобы делать это было просто, и чтобы как-то регламентировать и стандартизировать эти процессы в деятельности фирмы, существуют специальный бланк, носящий название табель рабочего времени.

Заполнять его будет человек, на котором лежат данные обязанности в фирме, либо сам руководитель, что, если брать крупные фирмы, никогда не встречается.

Для чего нужен табель рабочего времени

Как мы уже писали, обязанности по ведению подобного бланка ложатся на предпринимателей и руководителей фирмы. Это обусловлено трудовым кодексом Российской Федерации.

Соответственно, если обнаруживается нарушение в исполнении этого предписания, фирму ждёт штраф.

Причём наказание будет как для всей фирмы в целом, так и для конкретного работника, на которого по трудовому договору возложены обязанности.

В табеле записываются данные по работе каждого конкретного работника фирмы. Все его проведённые рабочие часы, а также время, когда на работу он не выходил, независимо от того, была ли причина прогула уважительной или нет.

Есть два способа ведения табеля:

  1. Ежедневное заполнение данных о сотруднике.
  2. Информация фиксируется только в случае нарушения рабочей нормы. То есть тогда, когда работник не является на работу, опаздывает и так далее.

В дальнейшем, исходя из информации, содержащейся в данном документе будет производиться расчёт заработной платы к начислению. Также с помощью табеля ведётся документирование выполнения норм трудовой дисциплины, наличия сверхурочной переработки, выполнение обязанностей в выходное время.

Как мы уже писали в другой статье, стандартная рабочая неделя при пятидневке по закону состоит из 40 часов. В шестидневной недели — 36 часов.

В случае нарушения этого графика, основным требованием станет совпадения общего количества часов с нормой за отчётный период — квартал или год.

Важно! При проверочных мероприятиях со стороны органов трудовой инспекции, табель о рабочем времени будет первым документом, который запросят у руководства фирмы.

Также по табелю будет вестись статистика по трудовым кадрам вместе с нужной отчётностю.

Порядок применения табеля учёта рабочего времени

По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.

  • Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
  • Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.

Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.

Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.

Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.

Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».

Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.

Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.

Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:

  • Заработная плата — код 2000.
  • Гражданско-правовые договора с работниками — код 2010.
  • Коды отпуска и компенсационных выплат — 2012.
  • Больничные — код 2300.

Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.

Далее идёт проверка со стороны кадровиков. Они должны сверить информацию в табеле со сведениями по личному составу.

Следующим шагом становится пересылка документа в бухгалтерию, где по полученным данным, и будет начислена заработная плата сотрудникам.

Важно! Данные к бухгалтеру поступает двумя этапами. Первая часть — для выплат по авансам работникам фирмы. Вторая — для выплат по основной части заработной платы по итогам отчётного периода.

После окончания процедуры выплаты, бланки отправляются в архив, при этом подшиваясь в отдельную папку. Срок хранения бланков — 5 лет. Это в стандартном случае. Если же предприятие организовано с вредными или опасными условиями труда (обозначаются после специализированной проверки), то срок хранения — 75 лет.

Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец

Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.

Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:

  • Название фирмы полностью.
  • Код организации исходя из справочника ОКПО.
  • Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
  • Порядковый номер табеля.
  • Дата документа.
  • Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).

Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.

Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).

Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.

Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).

Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:

  • «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
  • «К» — служебная командировка работника.
  • «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
  • «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
  • «Б» — больничный сотрудника.
  • «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
  • «Р» — отпуск по беременности и родам.
  • «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
  • «НН» — неявка без причины.

Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.

Графа 5. Нужно указывать общее количество дней и часов, которое проработал сотрудник за каждую из двух половин рабочего месяца. В первой клеточке вписываются дни, а ниже — часы.

Графа 6. Вписываем ту же информацию, только уже за полный месяц.

Графа 7,8,9. Здесь должна быть указана информация по начислению сотруднику зарплаты. Когда для всего состава работников используется один код оплаты труда и корреспондирующий счёт, заполняется данными шапка этой таблицы.

Тогда графы под номером 7 и 8 по конкретному работнику не заполняются. А в графе номер 9 указываются часы отработанного времени. Иначе, заполняются все графы целиком — со своими кодами оплаты и кор.счётом.

Корреспондирующий счёт берётся из Плана счётов по конкретному виду оплаты.

Мы уже описывали несколько вариантов кодов вида оплаты выше. Если у вас есть желание посмотреть все коды, то можете обратиться к приложенному к статье файлу с перечнем кодов.

Графы 10,11,12,13. Нужны для того, чтобы заносить информацию в случае отсутствия работника на месте. Здесь обозначается причина неявки и количественное обозначение времени пропуска.

Внизу табельного бланка ставим фамилию заполняющего ответственного лица и его должность. В правом углу бланк должен будет содержать подпись руководителя подразделения, информация по которому была занесена в этот табель. Также потом подпись поставит работник отдела кадров, которому бланк уйдёт на проверку. Каждая подпись снабжается датой подписания.

Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени

  • Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
  • Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
  • Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
  • Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».

Особенности формы Т-12 — простого бланка

Основным отличием этой формы от стандартной компьютеризированной Т-13 является раздел, где можно указать заработную плату работника.

Однако компания не обязана заполнять его, если эти цифры будут отражены в других видах документации по работе.

Табель по этой форме заполняется в одном варианте. Также назначается ответственный. Все процедуры работы по бланку схожи с описанным выше.

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?

Разница между формой Т-12 и Т-13

Кадровое делопроизводство / Кадровая служба с нуля

Во время семинара «Аудит кадровой документации: проводим своими силами», который состоялся в рамках Всероссийского практического форума «Кадровое дело – 2010»1, мы получили от вас много вопросов об организации работы с табелем учета рабочего времени. Обязательно ли вести этот табель? Как его правильно заполнять? Какую унифицированную форму из двух имеющихся предпочесть? Разберемся, как ставить отметки? Чем грозит отсутствие табеля рабочего времени?

Шабашова Ирина, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Я работаю в очень маленькой компании с численностью работников 4 человека. Подскажите, необходимо ли нам вести табель учета рабочего времени? В каждой ли компании ведется табель?

Да, табель обязателен для всех работодателей, включая немногочисленные компании и работодателей – физических лиц. Это установлено статьей 91 Трудового кодекса (где говорится, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником) и подтверждается постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждена унифицированная форма табеля.

Все хозяйственные операции должны оформляться и подтверждаться оправдательными документами2. Расчеты с персоналом также являются хозяйственными операциями.

Табель учета рабочего времени – это документ, подтверждающий, что работник исполняет обязательства по трудовому договору, ведь в нем содержится информация о фактически отработанных часах.

Табель служит основанием для расчета заработной платы в бухгалтерии. Кроме того, бухгалтеры готовят с его помощью налоговую и статистическую отчетность.

Как назначить табельщика?

Недавно сотрудник, ответственный за табель нашего отдела, уволился. Добровольно исполнять обязанности по ведению табеля и сдаче его в бухгалтерию никто из оставшихся работников не захотел. Как назначить нового ответственного?

Из вопроса понятно, что должности табельщика в вашей организации нет, хотя она может быть предусмотрена в штатном расписании, особенно в организациях с большой численностью персонала.

Если в вашей компании установлен порядок назначения ответственных за ведение табеля по подразделениям, значит, такая обязанность не является основной для сотрудника, на которого она возложена. Следовательно, она должна быть дополнительно оплачена. Любые доплаты и надбавки предусматриваются в трудовом договоре3.

Поэтому с ответственным за табель работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет предусмотрена обязанность по ведению табеля учета рабочего времени, а также размер доплаты за это (образец смотрите ниже).

Кроме того, следует издать приказ по основной деятельности о назначении ответственного за табель (образец представлен ниже).

Какую форму использовать – Т-12 или Т-13?

Подскажите, пожалуйста, в чем разница между формами табеля № Т-12 и № Т-13? В каких случаях они используются?

Все зависит от того, как именно в организации построена система учета рабочего времени. Как вы уже отметили, Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля: № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Форма № Т-12 может использоваться в любой организации. С ее помощью можно одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам.

При этом в компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». В этом случае раздел 1 считается самостоятельным документом, а оформлять раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» не нужно.

Форма № Т-13 используется, только когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер.

Сегодня в современных компаниях все чаще используют систему автоматизированного контроля присутствия, что позволяет значительно экономить время и трудозатраты на заполнение табеля. Необходимо также отметить, что форма № Т-13 предназначена исключительно для учета рабочего времени, в ней нет граф для данных по оплате труда.

Как вести табель, если сотрудники разбросаны по офисам?

Меня назначили ответственной за ведение табеля учета рабочего времени отдела, в котором рабочие места сотрудников находятся в соседних офисах. Ходить в дальние офисы не всегда есть время, и я проставляю явку работникам с их слов по телефону. Могут ли у меня из-за этого возникнуть какие-нибудь проблемы?

Да, могут. Дело в том, что ответственный за ведение табеля рабочего времени обязан проставлять отметки в табеле по факту присутствия сотрудника на рабочем месте. Представьте ситуацию, что за сотрудника по телефону ответил кто-то из коллег и сообщил о его явке. А на самом деле работник прогуливал (или находился на больничном, в командировке и т. п.).

Если такое несоответствие выявится в бухгалтерии при расчете зарплаты, вам придется не только переделывать табель, но и писать объяснительную записку, почему так произошло. Еще серьезнее, если по ошибочному табелю бухгалтер уже произвел расчет. За такое нарушение руководитель организации может сделать вам замечание или объявить выговор (ст. 192 ТК РФ).

Помните, что основанием для проставления того или иного кода в табеле служат различные подтверждающие документы. Это приказы работодателя (о направлении работника в командировку, о предоставлении отпуска, об отстранении от работы и т. п.

), листки временной нетрудоспособности, медицинские справки, докладные и объяснительные записки, акты и т. п. В вашем случае (при удаленности контрольного объекта), придется организовать рабочее время таким образом, чтобы на исполнение обязанности табельщика оставалось время.

А лучше все-таки, если в каждом офисе будет свой табельщик.

Если вы точно не знаете, по каким причинам сотрудник отсутствует на работе, до сдачи табеля в бухгалтерию оставляйте незаполненной его графу «отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» до тех пор, пока он не появится и не представит подтверждающие документы.

Если к моменту сдачи табеля работник не появился, ставьте отметку о неявке по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) – код «НН» («30»). При предъявлении листка нетрудоспособности эти отметки заменяются кодом «Б» (19) или «Т» (20).

В этом случае табель в конце месяца нужно переоформить.

Можно ли разработать свою форму табеля учета рабочего времени?

При заполнении табеля я не использую графы «отработано за месяц: сверхурочных, ночных, выходных и праздничных дней», так как мы не привлекаем своих сотрудников к сверхурочной работе. Эти графы увеличивают ширину табеля, что при заполнении вызывает неудобства. Могу ли я исключить их из табеля?

Нет, удаление отдельных реквизитов из установленной формы табеля учета рабочего времени не допускается так же, как и разработка индивидуальной формы этого документа. Эти правила касаются и других унифицированных форм. Бухгалтер в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» не сможет принять к зачету табель, составленный в свободной форме.

Однако в унифицированные формы можно вносить изменения: например, расширить или сузить графы табеля с учетом необходимости и значимости показателей, включить в него дополнительные листы, если, например, работников в отделе много и все фамилии не умещаются на одной странице. Не запрещено также добавлять в табель дополнительные реквизиты4. На практике часто вносят в форму строки для виз должностных лиц или реквизит «УТВЕРЖДАЮ».

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Вид затрат рабочего времениКодбуквенныйцифровой
Продолжительность работы в дневное времяЯ01
Продолжительность работы в ночное времяН02
Работа в выходные и праздникиРВ03
Сверхурочная работаС04
Продолжительность работы вахтовым методомВМ05
Служебная командировкаК06
Повышение квалификации с отрывом от работыПК07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местностиПМ08
Ежегодный основной оплачиваемый отпускОТ09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпускОД10
Учебный отпуск с сохранением зарплатыУ11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для работников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплатыУВ12
Учебный отпуск без сохранения зарплатыУД13
Отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенкаР14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения трехлетнего возрастаОЖ15
Отпуск без сохранения зарплаты с разрешения работодателяДО16
Отпуск без сохранения зарплаты при условиях, предусмотренных закономОЗ17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплатыДБ18
Временная нетрудоспособность (кроме бытовых травм, отпуска по уходу за больными и по карантину)Б19
Временная нетрудоспособность в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантинуТ20
Сокращенная продолжительность рабочего времениЛЧ21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работеПВ22
Невыходы на работу во время выполнения государственных или общественных обязанностейГ23
ПрогулыПР24
Продолжительность работы в режиме неполногоНС25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дниВ26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)ОВ27
Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платыНВ28
ЗабастовкаЗБ29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)НН30
Время простоя по вине работодателяРП31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работникаНП32
Время простоя по вине работникаВП33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатойНО34
Отстранение от работы (недопущение к работе) без оплатыНБ35
Время приостановки работы при задержке заработной платыНЗ36

Что грозит, если неправильно оформлять табель?

Нашей организации предстоит проверка налоговой инспекции. Мы не уверены, что всегда правильно оформляем табель учета рабочего времени? Какая ответственность грозит нам, если что-то не так?

Да, при проверке финансовых операций данные бухгалтерской и налоговой отчетности могут сверяться с первичными учетными документами, в том числе и с табелем.

Помните, что налоговая инспекция проверяет не только правильность оформления табеля, но всегда сопоставляет его данные со сведениями расчетно-платежной ведомости. Несовпадение этих данных говорит о неправильности начисления заработной платы.

Например, когда указаны неверные коды, проставлены сплошные «восьмерки» работникам с ненормированным рабочим днем или совместителям.

При обнаружении таких ошибок в табеле работодателя могут привлечь к административной ответственности за «грубое нарушение правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения». Штраф составляет 5000 рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ). А если работодатель вообще не ведет табель, его могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ)5.

Хотим также обратить ваше внимание, что налоговая инспекция – не единственный контролирующий орган, который проверяет данный документ. Например, представители Фонда социального страхования могут изучить его на предмет уточнения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности. Табели в плановом порядке проверяет и Гострудинспекция.

Ирина ВОЛЧУГОВА,

победитель Всероссийского ежегодного конкурса «Кадровик года – 2009» в номинации «Самый внимательный читатель», бухгалтер ООО «Ново-Строй» (г. Иркутск):

– Табель учета рабочего времени отличается от обычных первичных учетных документов тем, что заполняется на протяжении значительного времени, а подписывается и сдается, как правило, после окончания учетного периода (окончания хозяйственной операции).

За достоверность данных, содержащихся в табеле, несут ответственность лица, составившие и подписавшие этот документ.

Во многих компаниях табели переделывают и исправляют неоднократно до и после сдачи их в бухгалтерию, что создает бухгалтерам лишние проблемы.

Хотелось бы дать два совета кадровикам по работе с табелями. Первое: обязательно оставляйте в своем отделе точные копии табелей учета рабочего времени со всеми подписями, а оригиналы сдавайте в бухгалтерию под роспись на вашей копии или сопроводительной служебной записке.

Если табель потеряется, восстановить его данные будет трудно, ведь это результат многодневной работы. Второе: убеждайте работников своевременно предоставлять вам документы, которые являются основанием отсутствия их на рабочих местах (листки нетрудоспособности, справки, командировочные удостоверения и т. д.).

Отметки, поставленные в табеле лишь со слов сотрудников, чаще всего и являются впоследствии причиной исправлений.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.