Разница между форматированием и редактированием текста

Термины форматирование и редактирование

Разница между форматированием и редактированием текста

» Уроки » Редактирование и форматирование

Многие из Вас наверняка не раз слышали такую фразу: “Необходимо отформатировать диск C: (цэ)“.

Особенно часто такие рекомендации дают перед новой установкой операционной системы после того, когда какой – нибудь нехороший вирус парализует Ваш компьютер.

Или Вы понаставите, а потом удалите, ради знакомства, столько программ, что операционная система просто начинает “дико тормозить”.

Рекомендации абсолютно правильные.

Форматирование диска означает, что Вы полностьюудаляете все данные с диска, включая “мусор”, оставшийся от вируса и делаете новую разметку диска для того, чтобы операционная система могла с ним работать (писать данные, читать данные). Так сказать, создаете “чистый лист”.

Причем, каждая операционная система (Windows, Linux, Mac OS) по-своему форматирует (размечает) под себя диск, создавая свою файловую систему.

Иногда форматирование диска называют разметкой диска, что интуитивно понятней. Т.е. система ставит на диске в определенных местах метки, по которым потом и “ориентируется”.

Ну а затем каждая операционная система форматирует свои разделы, проставляя свои метки для создания своей собственной структуры – файловой системы.

Я не хочу сейчас Вас “грузить” основами функционирования файловых систем, так как это интересно и важно только специалистам.

Для нас здесь и сейчас важен термин “Форматирование”. И что форматирование подразумевает создание некоторой упорядоченной структуры. В данном случае – структуры жесткого диска.

Но у термина “Форматирование” есть еще одно значение, которое широко применяется при редактировании текста. А именно “Форматирование текста”.

Вот об этом понятии я и хочу Вам немного рассказать.

Первый раз, когда я услышал слово “редактор” применительно к компьютерной терминологии, то никак не мог отделаться от образа главного редактора газеты, который просматривает материалы у себя в кабинете и решает, какую статью  включать в новый выпуск издания, а какую нет.

В общем смысле Редактор – это тот, кто занимается редактированием (составляет, проверяет и исправляет содержание) издания (книги, журнала, газеты и т. п.) (Материал из Википедии — свободной энциклопедии).

И, если теперь Редактором мы назовем программу, а не человека, то и придем к пониманию программы, которая занимается редактированием.

Текстовый редактор – редактирует текст. Графический редактор – редактирует изображение. редактор позволяет редактировать видео и т.д.

Сегодня я хочу показать Вам основы редактирования файлов текстового формата.

На одном примере мы рассмотрим несколько элементов форматирования текста, которые в будущем Вам сэкономят массу времени и нервов.

“Мощных” текстовых редакторов довольно много. Это может быть текстовый редактор Word (ворд) из пакета Microsoft (майкрософт_офис – пакет официально платный) или текстовые редакторы Writer (райта) из пакетов OpenOffice.org (опеэн_офис_орг – бесплатный) или LibreOffice (либра_офис – бесплатный).

Во всех этих редакторах есть элементы форматирования, которые мы с Вами и рассмотрим при редактировании текста.

Если на Вашем компьютере установлен один из этих пакетов, то можете просто запустить программу редактирования текста, не используя сервис в интернет, приведенный в примере (отличий почти никаких не будет).

Я же, для примера, буду использовать бесплатный текстовый редактор из офисного пакета, который предоставляет сервис Google.

Просто в данном примере не имеет никакого значения, какая операционная система у Вас установлена. И, установлен или нет на Вашем компьютере какой-нибудь офисный пакет, имеющий  в своем составе текстовый редактор.

Хочу еще заметить, что текстовые редакторы часто называют текстовыми процессорами, но сути это не меняет.

Пример

В качестве примера напишем заявление на отпуск.

Структура такого документа относительно стандартизирована.

“Шапка”, где пишется от кого и кому, располагается в правом верхнем углу документа.

Само слово “Заявление” – чуть с отступом, более крупным шрифтом и по центру страницы.

Сам текст заявления – мы его “растянем” по странице (равномерно от левого края к правому).

Ну и число, подпись и ФИО, которые обычно смещают к правой стороне страницы.

Я воспользуюсь нашей тестовой учетной записью, заведенной для урока Как без ошибок ввести свой пароль? (Часть 1. Мышка)

Итак, приступим.

Запускаю браузер Google Chrome (можно любой браузер).

Набираю адрес в адресной строке браузера https://accounts.google.com

Попадаю на страницу, где мне необходимо ввести логин и пароль (учетная запись, аккаунт) для доступа к сервисам Google (гугл).

Ввожу логин imperator611@gmail.com и пароль vodka@palionaja. Ставлю галочку (щелкаю левой кнопкой по квадратику) напротив надписи “Оставаться в системе” для более комфортной работы и нажимаю на кнопку “Войти”.

Попадаю в свой аккаунт, где уже “по полной” могу воспользоваться всеми сервисами от Google.

Все сервисы нам пока не нужны. Мы воспользуемся двумя. Это виртуальный бесплатный диск размером 5 ГБ (гигабайт) “в облаке” и несколько офисных приложений.

Подведя указатель мыши к пункту меню “Диск”, нажимаем по нему левой кнопкой мыши.

Мы попадаем на страницу “пространства для хранения” (виртуального диска). Поскольку у нас пока ничего на виртуальном диске нет, то Google просто выдает нам информационное сообщение о возможностях данного сервиса.

Щелкаем левой кнопкой мыши по кнопке “Создать”.

Нам открывается меню, где по умолчанию уже есть возможность создавать текстовые документы, электронные таблицы, презентации, формы и рисунки.

Выбираем создание текстового документа. Наводим указатель мыши на пункт меню “Документ” и щелкаем по нему левой кнопкой мыши.

В результате у нас открывается текстовый редактор, в котором мы и будем создавать наше заявление.

Самые необходимые элементы форматирования текста уже у нас на виду. Этих элементов больше, чем достаточно, чтобы “оформить” наше заявление. И в этом Вы сейчас убедитесь.

Давайте напишем наше заявление, нажимая клавишу “Enter”:   (перевод строки, возврат в начало строки) в тех местах, как показано на рисунке.

!!! Вы всегда можете отменить последнее действие комбинацией клавиш “Ctrl+Z”.

Приступим к редактированию.

Выделим “шапку” заявления.

Для этого подведем указатель мыши к началу текста перед словом “Директору…”.

Нажимаем и удерживаем в нажатом состоянии левую кнопку мыши.

Удерживая нажатой левую кнопку мыши, подводим указатель в конец слова “… Ивановича”.

Отпускаем левую кнопку мыши. Все. Нужный текст выделен.

!!! Если что – то не получилось, то одинарный щелчок левой кнопкой мыши в любой части текста снимает выделение.

Теперь сделаем так, чтобы весь выделенный текст был в правом верхнем углу.

Наводим указатель мыши на левый треугольник линейки (маркер), определяющий левую границу текста на странице.

Нажимаем левую кнопку мыши. И, удерживая кнопку мыши нажатой, двигаем этот маркер вправо. (На какое расстояние этот маркер двигать, решайте сами. Главное, чтобы “шапка смотрелась эстетично”).

Отпускаем левую кнопку мыши.

Теперь, если даже мы захотим что – то исправить или дописать, текст всегда будет находиться в правом верхнем углу с границами, которые мы ему задали.

Ну и давайте зададим тексту размер шрифта равный 14.

Наводим указатель мышки на кнопку выбора шрифта и щелкаем по ней левой кнопкой мыши 

В появившемся списке выбора, подводим указатель мыши на число 14 и щелкаем по нему левой кнопкой мышки.

Теперь щелкаем в любом месте текста, чтобы снять выделение.

С шапкой закончено. Теперь со словом “Заявление”.

Выделяем слово аналогичным образом. Делаем шрифт покрупнее, например 18.

Теперь необходимо поместить это слово (текст) по центру страницы.

Делать это пробелом или табуляцией, по крайней мере, просто некорректно.

Для выравнивания текста в текстовых редакторах существуют специальные элементы форматирования, которые могут выравнивать текст по левому краю страницы, по центру страницы, по правому краю страницы и по ширине страницы.

Вот одним из этих элементов, а именно выравнивание текста по центру страницы, мы и воспользуемся, наведя указатель мыши на пиктограмму “выравнивание по центру” и щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

!!! Определить, “куда какая пиктограмма выравнивает текст”, можно выяснить, просто наведя на нее указатель мыши. Появится подсказка, за что эта пиктограмма отвечает и какими горячими клавишами можно произвести аналогичное действие.

Вот уже начинается прорисовываться структура нашего документа.

Теперь необходимо немного отступить от “шапки”, чтобы все не смотрелось так “слитно”.

В принципе, можно подвести указатель мыши перед словом “Заявление”, щелкнуть левой кнопкой мыши и нажать несколько раз клавишу “Enter”, чтобы переместить весь текст на несколько строчек вниз.

Вы можете так и сделать (я сам так часто делаю).

Но давайте в нашем примере воспользуемся элементами форматирования.

Элемент форматирования, который позволяет отделять элементы текста строками, называется “Межстрочный интервал” и в нашем редакторе обозначен пиктограммой 

Наводим указатель мыши на кнопку выбора пиктограммы межстрочного интервала и нажимаем левую кнопку мыши.

Затем подводим указатель мыши к пункту меню “Добавить пробел перед абзацем” и щелкаем по этой надписи левой кнопкой мыши.

Щелкаем левой кнопкой мыши в любом месте текста, чтобы снять выделение.

Теперь займемся самим текстом заявления.

Выделяем весь текст самого заявления и устанавливаем для него размер шрифта 14.

Делаем отступ от самого слова “Заявление” (можно не делать, это я просто для  тренировки).

Ну и “растянем” текст по ширине страницы. Это необходимо для того, чтобы слова в каждой сточке располагались равномерно с одинаковыми интервалами от левой границы документа до правой границы документа (должно все смотреться красиво и эстетично).

Щелкаем левой кнопкой мыши в любом месте текста, чтобы снять выделение.

Аналогичным образом выделяем число и ФИО и делаем размер шрифта 14.

Теперь сделаем выравнивание текста по правой границе страницы, для чего нажмем на соответствующую пиктограмму.

Сделаем отступ. Давайте для разнообразия я Вам покажу, как сделать отступ, используя меню редактора.

Наводим указатель мыши и Щелкаем левой кнопкой по пункту меню “Формат”.

Затем наводим указатель мыши на пункт подменю “Межстрочный интервал” и щелкаем по нему левой кнопкой мыши.

Затем наводим указатель мыши на пункт подменю “Добавить пробел перед абзацем” и щелкаем по нему левой кнопкой мыши.

Щелкаем левой кнопкой мыши в любом месте текста, чтобы снять выделение.

Теперь подведем указатель мыши к началу своего ФИО и нажмем левую кнопку мыши.

Нажмем 2-3 раза клавишу “Tab”, чтобы “расчистить” место для нашей подписи.

Затем подведем курсор к началу текста самого заявления и щелкнем левой кнопкой мыши.

Нажмем 1 раз клавишу “Tab” для создания красной строки.

В принципе все. Заявление готово.

Осталось дать осмысленное название нашему документу.

Для этого наводим указатель мыши на надпись “Новый документ” и щелкаем по ней левой кнопкой мыши.

Пишем что-то вроде “Заявление на отпуск 2013” и щелкаем левой кнопкой мыши по кнопке “OK”

Теперь, если мы перейдем на вкладку нашего диска, то мы увидим там наше заявление.

Хочу обратить Ваше внимание на один интересный момент!!!

Если Вы заметили, то мы ни разу не сохраняли наш документ в процессе редактирования.

Дело в том, что редактор сервиса от Google автоматически сохраняет все сделанные изменения практически мгновенно. Поэтому Ваш труд никуда не пропадет.

Ну и в заключении я хочу Вам предложить 7 уникальных шпаргалок от моего коллеги Константина Ферста, который, по моему мнению, является экспертом по текстовому редактору Microsoft Word. Это 7 бесплатных уроков, ссылки на которые придут к Вам на электронную почту:

“7 шпаргалок по Word_у”

На этом на сегодня все. Всем удачи и творческих успехов.

Подписывайтесь на обновления блога Начинающим пользователям компьютера и первыми узнавайте о новых статьях и уроках.

С уважением ко Всем моим читателям и подписчикам

Олег Ивашиненко

Нравится

Урок 25Автоматизация редактирования

Разница между форматированием и редактированием текста

| Информатика и информационно-коммуникационные технологии | Планирование уроков и материалы к урокам | 11 классы | Планирование уроков на учебный год | Автоматизация редактирования

Изучив эту тему, вы узнаете: – чем отличаются операции редактирования и форматирования документа; – какие инструменты автоматизированной обработки текстовых документ предлагает среда Word; – возможности среды Word по автоматизации операций редактирования документа.

Редактирование и форматирование документа

Все действия, которые выполняет пользователь над документом, можно разделить на две большие группы: редактирование и форматирование.

Редактирование — это изменение содержания документа.

К операциям редактирования относятся следующие действия: ♦ набор текста; ♦ исправление опечаток; ♦ копирование, перестановка, удаление частей текста;

♦ вставка рисунков, таблиц и других информационных объектов.

Форматирование — это изменение внешнего вида документа и его отдельных частей с целью повышения их удобочитаемости.

К операциям форматирования относятся различные способы выделения текста, а именно: ♦ изменение свойств символов; ♦ изменение свойств абзацев; ♦ оформление заголовков и подзаголовков; ♦ преобразование текста в список; ♦ преобразование текста в табличный вид;

♦ вставка колонтитулов, номеров страниц и пр.

При работе над текстовым документом пользователю приходится выполнять вручную очень много работы. Пожалуй, самой длительной ручной работой при редактировании документа является набор текста. Автору не всегда с первого раза нравится содержание текста.

Текст обязательно приходится многократно перечитывать, как для того, чтобы исправить слова, предложения, так и для того, чтобы выявить непременно вкравшиеся опечатки.

Таким образом, качество содержания документа целиком зависит от его создателя — пользователя текстового редактора.

При форматировании документа пользователь сначала решает, какие части текста и как он будет выделять, а затем вновь перечитывает текст, но уже для того, чтобы его оформить. Очень часто случается так, что выполненное форматирование пользователю не нравится. Например, неудачно выбраны значения параметров символа или абзаца, маркер списка не подходит по смыслу к тексту и пр.

Тогда процесс форматирования приходится полностью или частично выполнять заново. Очень многие пользователи выполняют форматирование вручную, используя основной прием форматирования «выдели объект и установи для него новые значения параметров». Это занимает много времени, особенно если документ большой и в нем присутствует много элементов форматирования.

И здесь большую роль играет человеческий фактор.

Однако среда Word является мощной автоматизированной системой, в которой предусмотрены инструменты автоматизации обработки документа, которые позволяют сэкономить время работы и улучшить качество подготовки документа. В частности, для многих действий по форматированию, которые можно выполнить вручную, есть соответствующие инструменты автоматизации.

Некоторые возможности автоматизации достаточно включить в среде, и тогда они будут работать автоматически без участия пользователя.

Другие инструменты применяются пользователем только тогда, когда он сочтет необходимым.

В соответствии с двумя видами работ над документами инструменты автоматизации можно разделить на инструменты автоматизации редактирования и инструменты автоматизации форматирования (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Инструменты автоматизации обработки текста

Проверка орфографии

Одним из важных качеств текста является отсутствие грамматических ошибок. Грамматические ошибки в тексте могут возникнуть, во-первых, по незнанию человека, во-вторых, в результате опечатки при наборе текста.

Для устранения грамматических ошибок в среду Word встроена автоматизированная система проверки правописания. Основу этой системы составляет база данных — вариантов написания русских и английских слов, и база знаний — правил грамматики.

Эта система сверяет каждое написанное слово с базой данных, а также анализирует правильность написания словосочетаний и предложений (согласованность падежей, расстановку запятых и т. д.).

При обнаружении ошибок система выдает подсказку и в некоторых случаях — варианты исправления ошибок. Эта система является примером системы искусственного интеллекта.

По умолчанию Microsoft Word проверяет орфографию и грамматику автоматически при вводе текста, выделяя возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а возможные грамматические ошибки — зеленой волнистой линией. Система проверки орфографии по умолчанию включена всегда.

Исправлять ошибки можно по мере ввода текста, а можно провести проверку сразу во всем тексте по окончании ввода.

Для исправления ошибки по мере ввода щелкните правой кнопкой мыши на тексте, подчеркнутом волнистой зеленой или красной линией, а затем выберите предложенный вариант или соответствующую команду в контекстном меню.

При исправлении орфографической ошибки в контекстном меню часто предлагаются слова, близкие по написанию (рис. 3.2).

Но лучше осуществить проверку правописания сразу во всем тексте по окончании ввода. Это существенно сэкономит время.

Рис. 3.2. Варианты исправления ошибки

Следует заметить, что не всегда слово, подчеркнутое красной линией, написано неправильно. Вполне возможно, что это какой-нибудь специальный термин, которого нет в словаре. Очень часто подчеркиваются имена собственные, а также составные слова (например, «автотекст», «автозамена» и пр.), которые также отсутствуют в базе данных приложения.

Если слово написано правильно, но подчеркнуто красной линией, можно добавить его в пользовательский словарь, и больше оно не будет выделяться подчеркиванием. 

Если в результате опечатки получается слово, имеющееся в словаре, то программа проверки орфографии его не пометит, например, если вместо слова «кот» написано слово «кто» или вместо слова «парта» написано слово «пара». Чтобы устранить такие ситуации, следует внимательно перечитать текст самому или, что еще лучше, попросить об этом другого человека.

Контрольные вопросы и задания

1. Опишите, как обеспечить, чтобы в документе во всех местах после закрывающейся скобки стоял пробел.

2. Перечислите наиболее характерные ошибки при вводе текста. Как наиболее эффективно их исправлять?

3. Можно ли в задании 3.3 выполнить два условия поиска и замены в другой последовательности?

4. В документе в каждом абзаце вместо отступа первой строки введено по пять символов пробела. Опишите, как удалить эти символы.

Стили в документах MS Office Word

Разница между форматированием и редактированием текста

Если Вы много работаете с MS Office Word, то наверняка сталкивались со стилями в документе.

Стиль – это набор параметров форматирования (объединенных в одну общую именованную группу), который применяется к тексту документа, абзацам, таблицам или спискам, и позволяет мгновенно изменить сразу несколько настроек форматирования. Работа со стилями обычно происходит в правой части ленты на вкладке .

Стили на ленте

Применение стилей даёт следующие преимущества:

  • мгновенное редактирование фрагментов текста, путем изменения их формата в один клик;
  • обеспечение единообразия оформления документа;
  • создание удобной структуры документа, что упрощает дальнейшую навигацию по нему;
  • создание автоматического оглавления (собирается из фрагментов текста, оформленных стилями “Заголовок” различных уровней);
  • мгновенное редактирование множества фрагментов, ранее оформленных одним стилем и т.д.

Типы стилей

В Word существует несколько типов стилей:

  • Стили абзаца. Определяют внешний вид текста в документе на уровне абзаца. Если применить к тексту стиль абзаца, он применяется ко всему абзацу;
  • Стили символов. Определяют внешний вид текста в документе на уровне знаков. Содержат такие параметры форматирования, как шрифт, размер, цвет, полужирное начертание, курсив, подчеркивание, границы и заливка. Они не включают атрибуты форматирование уровня абзаца, например междустрочный интервал, выравнивание текста, отступ и табуляцию;
  • Связанные. Содержат элементы форматирования и абзаца, и символов;
  • Стили таблиц. Определяют настройки внешнего вида таблиц (шрифты, заливки, границы и т.д.);
  • Стили списков. Определяют настройки маркированных и нумерованных списков (тип списка, настройки маркеров, уровни списка и т.д.).

Чтобы Вы могли определить тип стиля в списке, рядом с каждым из них имеется небольшая пиктограмма, характеризующая стиль. Например, на рисунке ниже есть стили абзаца (1), стили символов (2) и связанные, которые содержат и форматирование абзацев и форматирование символов (3).

Типы стилей в меню “Стили”

Применение стилей

По умолчанию, к тексту в документе применяется стиль “Обычный”, настроенный в шаблоне Normal.dot. Этот же стиль можно применить, когда бывает необходимо сбросить настройки оформления абзаца на значения по умолчанию (сочетание клавиш CTRL+SHIFT+N).

Чтобы применить к тексту другой стиль, выделите фрагмент текста (для применения стиля символов) или установите курсор внутри нужного абзаца (для применения стиля абзацев), выберите на ленте нужный стиль и кликните по нему.

К тексту можно применить одновременно и стиль абзаца, и стиль символов, и ручное форматирование. Причем приоритет их будет следующим: ручное – символы – абзацы.

Чтобы изменить стандартный набор предустановленных стилей (те, что расположены на вкладке “”), можно воспользоваться следующими методами:

  • изменить тему документа (“Конструктор” – “Темы”)
  • воспользоваться командой “Изменить стили” (в старых версиях Word она расположена на ленте рядом с блоком стилей, в новых – ее можно добавить на панель быстрого доступа из списка всех команд, как в этом примере).

Чтобы увидеть больше возможных стилей, нужно открыть меню “Стили” (сочетание клавиш Alt+Ctrl+Shift+S или кликнуть на уголок со стрелкой в правом нижнем углу группы “Стили” на ленте). В появившемся меню выберите пункт “Параметры”, а в открывшемся окне установите “Отображаемые стили” – “Все”. После этого в меню “Стили” станут отображаться все доступные варианты.

Отображение дополнительных стилейЕсли нужно выделить в документе все фрагменты, оформленные определенным стилем, найдите этот стиль на ленте, кликните правой кнопкой мыши и выберите “Выделить все вхождения”.

Изменение стилей

Существующие в документе стили можно изменять. Существует два способа внесения изменений в стиль:

  • кликнуть правой кнопкой мыши на нужном стиле и выбрать команду “Изменить стиль”. В результате откроется окно “Изменение стиля”, в котором можно задать соответствующие настройки, большая часть из которых доступна при выборе команды “Формат” в левом нижнем углу окна.

Окно “Изменение стиля”

  • оформить абзац или фрагмент текста так, как должен выглядеть измененый стиль, найти нужный стиль на ленте, кликнуть на нем правой кнопкой мыши и выбрать пункт “Обновить “Стиль” в соответствии с выделенным фрагментом”.

Чтобы измененные стили были доступны в других документах, в окне “Изменение стиля” выберите пункт “В новых документах, использующих этот шаблон”.

Имейте в виду, что некоторые стили основаны на других (например, на стиле “Обычный”). Таким образом, при изменении родительского соответствующим образом изменятся и все основанные на нем стили.

Создание стиля

Чтобы создать новый стиль выберите команду “Создать стиль” на вкладке “”.

Команда “Создать стиль”

После выбора команды откроется окно, аналогичное окну “Изменение стиля”, однако, в отличие от предыдущего окна, в этом можно изменить тип стиля (второе поле сверху).

При создании обращайте внимание на то, на основе какого стиля создается новый (можно создать с нуля, не опираясь на какой-то другой стиль). Еще один важный пункт – стиль следующего абзаца.

Эта настройка определяет, какой стиль будет применен к новому абзацу (при завершении работы в текущем нажатием Enter). Для стилей заголовков лучше всего указать в этом пункте “Обычный”, так как заголовки содержат только один абзац.

Также рекомендуется давать максимально понятные и осмысленные названия, что в будущем упростит Вам работу с документами.

Чтобы удалить стиль из коллекции кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите “Удалить из коллекции стилей”. Пользовательские стили можно удалить из документа в окне “Стили” (Alt+Ctrl+Shift+S).

Копирование стилей между документами

Чтобы созданные стили были доступны во всех новых документах, их нужно сохранить в шаблон, на котором основываются новые файлы (пункт “В новых документах, использующих этот шаблон” окна “Изменение стиля”).

Если же нужно перенести стили между файлами, сделайте следующее:

1) Откройте окно “Стили” (Alt+Ctrl+Shift+S);

2) Кликните на пиктограмме “Управление стилями”;

Управление стилями

3) В открывшемся окне нажмите кнопку “Импорт/экспорт…”

Импорт/экспорт

4) Переместите нужные стили с помощью окна “Организатор”

Организатор

Освоить работу со стилями крайне важно. Это существенно упростит жизнь любому, кто работает в текстовом редакторе Word. Грамотно оформленный документ – признак хорошего тона, берегущий кучу нервов и автору, и адресату файла.

Поддержать наш проект и его дальнейшее развитие можно вот здесь.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOot

С уважением, команда tDots.ru

Учимся редактировать и форматировать текст в текстовом редакторе Microsoft Word

Разница между форматированием и редактированием текста

≫ Основы компьютера ≫ Первые шаги на компьютере ≫ Учимся редактировать и форматировать текст в текстовом редакторе Microsoft Word

: 31 марта 2017 г.

Здесь собраны и показаны все основные решения для ввода, редактирования и форматирования текста в текстовом редакторе Microsoft Word.

Ввод текста

Щелкните мышью в той области документа, где вы хотите вставить символ, слово, предложение или абзац (т. е. установите там курсор) и введите информацию.

При наборе текста будем придерживаться следующих правил:

  1. Клавиша Enter нажимается только тогда, когда вы решили начать ввод нового абзаца. Переход на новую строку Word осуществляет автоматически при достижении правого края документа.
  2. Клавиша Space (пробел) не нажимается более одного раза подряд. Ввод нескольких пробелов можно заменить одним из элементов форматирования. Например, использованием левого абзацного отступа, центрированием абзацев, установкой красной строки, использованием табуляций.
  3. Знаки препинания – точка, запятая, двоеточие, точка с запятой и т. д. – пишутся сразу же после текста, без пробела. Пробел ставится после знака препинания.

Вставка текста

Если вы желаете вставить текст в уже набранный документ (при включенном режиме вставки), щелкните мышкой в том месте документа, где вы желаете вставить новый текст и введите его с клавиатуры.

Пример Пояснение
Дом, который построил Джек.| Исходный текст. Курсор находится в конце текста
Дом|, который построил Джек. Щелкнув, после слова «Дом», перемещаем курсор в то место, где желаем вставить новый текст
Домик|, который построил Джек. Вводим с клавиатуры «ик», получаем – «Домик»

Если вы желаете заменить набранный в документе текст, выделите мышкой этот участок текста и введите новый текст с клавиатуры. Уже первый введенный с клавиатуры символ заменит весь выделенный фрагмент, и, таким образом, вводимый вами текст заменит тот, который вы выделили.

Пример Пояснение
Дом, который построил Джек.| Исходный текст. Курсор находится в конце текста
Дом, который построил Джек. Делаем двойной щелчок на слове «построил». Это слово выделяется
Домик, который р| Джек. Нажимаем на клавиатуре букву «р», она заменяет все слово «построил»
Дом, который разрушил| Джек. Вводим остальные буквы слова «разрушил»

Для применения различных элементов форматирования и редактирования текста необходимо уметь выделять участки текста.

Чтобы выделить Действие
Любой фрагмент текста Используйте перетаскивание. Щелкните мышкой в начале фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, протяните до конца фрагмента
Слово Сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши на слове
Строку текста Щелкните левой кнопкой мыши в полосе выделения, левее строки
Несколько строк текста Нажмите левую кнопку мыши в полосе выделения и, удерживая ее нажатой, переместите указатель вверх или вниз
Абзац Сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши в полосе выделения левее абзаца. Другой способ: трижды щелкните левой кнопкой мыши в любом месте абзаца
Весь документ Сделайте тройной щелчок левой кнопкой мыши в полосе выделения (или в меню Правка выберите команду Выделить все, или нажмите Ctrl+А)

Полоса выделения – это невидимый столбец вдоль левого края окна документа. Указатель мыши, попадая в полосу выделения, меняет свою форму на стрелку, указывающую вправо и вверх.

Перемещение по документу с помощью мыши

Для перемещения по тексту с помощью мыши воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки или расположенными внизу ее кнопками Предыдущая страница, Выбор объекта перехода, Следующая страница. Перейдя к нужному участку документа, щелкните в том месте, где следует начать ввод текста.

Основные возможности полосы прокрутки:

Чтобы выполнить Действие
Переход на одну строку вверх Щелкните по верхней стрелке прокрутки
Переход на одну строку вниз Щелкните по нижней стрелке прокрутки
Переход на одну экранную страницу вверх Щелкните в полосе прокрутки над бегунком
Переход на одну экранную страницу вниз Щелкните в полосе прокрутки под бегунком
Переход к определенной странице Перетащите бегунок мышью
Прокрутку изображения влево Щелкните по левой стрелке прокрутки
Прокрутку изображения вправо Щелкните по правой стрелке прокрутки

Клавиши для перемещения по документу с помощью клавиатуры приведены в нижеследующей таблице.

Переход Клавиши
На один символ влево
На один символ вправо
На одну строку вверх
На одну строку вниз
В начало строки Ноmе
В конец строки End
На одну экранную страницу вверх Page Up
На одну экранную страницу вниз Page Down

Выделите текст, к которому вы хотите применить другое оформление символов (символ, слово, предложение, абзац, блок, весь документ) и воспользуйтесь раскрывающимися списками Размер и Шрифт на панели инструментов Стандартная.

Раскрывающийся список Шрифт изменяет гарнитуру шрифта. Например, этот текст набран в гарнитуре Arial, этот текст — в гарнитуре Courier New, этот текст – в гарнитуре Times New Roman.

Раскрывающийся список Размер изменяет размер шрифта. Например, текст 10 пунктов , текст 14 пунктов , текст 20 пунктов , текст 36 пунктов .

Изменение начертания шрифта

Изменение обычного начертания шрифта применяется для выделения отдельных слов, предложений и абзацев с целью привлечения к ним внимания. Зачастую используется в заголовках.

Выделите текст, который вы желаете отформатировать как полужирный, курсив или подчеркнутый и щелкните мышкой на значке панели инструментов Стандартная.

Для применения к выделенному тексту нескольких элементов оформления вам потребуется последовательно щелкнуть на каждом элементе форматирования. Например, чтобы отформатировать текст полужирным курсивом, вам понадобится щелкнуть последовательно на значках Полужирный и Курсив.

Выравнивание абзацев

Абзацем называется любая часть текста и графики вместе с расположенным за ними маркером конца абзаца, который вставляется при нажатии клавиши Enter.

Для изменения выравнивания абзаца выполните следующие действия.

Выделите абзац и выберите один из значков на панели инструментов Абзац.

Кнопка Выравнивание Пример
По левому краю Это пример текстовой информации, выровненной по левому краю. Видно, что у всех строк выровнен левый край, а правый остается неровным, своеобразной лесенкой. Используется по умолчанию в редакторе Word
По ширине Это пример текстовой информации, выровненной по ширине. Видно, что у всех строк, кроме последней, выровнен как левый, так и правый край, что достигается увеличением расстояний между словами. Последняя строка выровнена по левому краю.Обычно используется для набора основного текста всех документов. Наиболее эффектно смотрится при включенной опции Автоматическая расстановка переносов команды Расстановка переносов в пункте Параметры страницы из меню Разметка страницы
По центру Это пример текстовой информации, выровненной по центру. Видно, что у всех строк одинаковый отступ справа и слева.Используется для заголовков
По правому краю Это пример текстовой информации, выровненной по правому краю. Видно, что у всех строк выровнен правый край, а левый остается неровным. Обычно используется для выравнивания по правому краю абзацев, состоящих из одной строки

Для форматирования левого и правого абзацного отступов, красной и висячей строки можно использовать горизонтальную линейку. Для этого выделите абзац и переместите на горизонтальной линейке соответствующий маркер.

Основные элементы горизонтальной линейки приведены на рисунке ниже.

Маркер установки отступа первой строки. Используется для установки красной строки (отступа).

Маркер установки начала всех строк, кроме первой. Используется для установки висячей строки (выступа).

Маркер установки левого абзацного отступа.

Набор текста, редактирование и форматирование

Разница между форматированием и редактированием текста

Основные элементы экрана Word

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2007 представляет собой ленту (рис.1), которая идет вдоль верхней части окна.

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.).

Рис.1. Лента

Команды упорядочены в логические группы, собранные по умолчанию на 7 вкладках, расположенных над лентой и имеющих следующие названия: , Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид. Для перехода к нужной вкладке, достаточно щелкнуть по ее названию.

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия.

1. – открывается по умолчанию после запуска и содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст.

2. Вставка – предназначена для вставки в документы различных объектов: таблиц, рисунков, диаграмм, формул и т.д.

3. Разметка страницы– предназначена для установки параметров страниц документов: задание полей, ориентации страницы, разбивку страницы на колонки и т.д.

4. Ссылка– предназначена для создания сносок, автоматического создания оглавления, списка литературы с использованием сведений о литературном источнике, приведенных в документе и т.д.

5. Рассылка– предназначена для автоматизации почтовой рассылки большого количества писем.

6. Рецензирование– предназначена для отслеживания исправлений, которые пользователь вносит в документ: примечание, добавление и удаление, форматирование и т.д.

7. Вид– предназначена для выбора режимов просмотра документа, масштаба, работы с окнами.

Каждая вкладка разделена на группы,которые разбивают задачу на составляющие. Названия групп написаны внизу ленты. В каждой группе имеются кнопки команд,которые служат для выполнения команд или отображения меню команд.Например, группа Шрифтна вкладке содержит кнопки, предназначенные для выбора шрифта, размера, начертания шрифта (полужирный, курсив, с подчеркиванием), цвета и т.д.

Панель быстрого доступа расположена над панелью Вкладки с левой стороны. На ней размещены кнопки часто выполняемых операций: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод.

Кнопка «Office» расположена в левом верхнем углу окна. При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов и т.д. (рис.2).

Рис.2 Меню основных команд

Набор текста, редактирование и форматирование

При создании документа различают 3 этапа – набор текста, редактирование и форматирование.

Набор текста – это ввод текста с клавиатуры, возможно, с некоторыми предварительно установленными параметрами страницы (поля, абзацы и т.д.).

Редактирование– это внесение изменений в содержимое документа, выявление и устранение ошибок в тексте. К этапу редактирования текста относятся: изменение текста, удаление, вырезание, копирование, вставка текста.

На этом этапе используются группы Буфер обменаиШрифтвкладки .

Форматирование– процесс оформления страницы, абзаца, строки, символа. Здесь используются группы Шрифт, Абзац, Стили.

Текст документа представляет собой, как правило, последовательность абзацев. Абзац характеризуется тремя параметрами: отступ первой строки, левая и правая граница абзаца.

При вводе и редактировании текста с клавиатуры следует соблюдать определенные правила и рекомендации:

  • текст всегда вводится в той позиции, где мигает курсор;
  • набирать текст лучше в режиме Выравнивание по ширине. В этом случае текст распределяется равномерно между левыми и правыми границами страницы;
  • при вводе текста переход со строки на строку осуществляется автоматически при достижении правой границы текста;
  • для перехода на начало нового абзаца, в конце абзаца необходимо нажать клавишу Enter;
  • знаки препинания (. , : ; ! ?) пишутся слитно со словом, за которым следуют;
  • между словами ставится только один пробел;
  • перед знаками «( [ {ставится пробел. Следующее за этими знаками слово пишется без пробела;
  • знаки ») ] } пишутся слитно со словом, за которым следуют;
  • нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (-). При необходимости переносы расставляются автоматически во всем документе;
  • для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, необходимо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа, стоящего слева от курсора, – клавишу BackSpace.

ЗАДАНИЕ 1

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.