Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

Какой документ требует утверждения руководителем организации

Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

Е. В. Давыдова

Журнал «Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения» № 12/2015

Какие документы считаются локальными нормативными актами? Какие виды локальных актов выделяются? Что относится к обязательным локальным актам? На какой срок они могут утверждаться? В каких случаях локальный акт необходимо согласовывать с представительным органом работников? Что считается таким органом? В каком порядке осуществляется согласование? Каковы требования к оформлению локальных актов и их хранению? В каком порядке в них вносятся изменения?

В предыдущем номере нашего журнала мы рассказывали о таких документах, регулирующих отношения между работниками и работодателем, как соглашения в сфере труда.

А сейчас поговорим о документах не менее важных, но которые, в отличие от соглашений, есть в каждой организации – это локальные нормативные акты. Разрабатывает и утверждает локальные акты работодатель.

Однако в некоторых случаях участие в этом принимают и работники – через их представительный орган или профсоюз.

О том, какие требования предъявляются к локальным нормативным актам, как они разрабатываются, в каком порядке согласовываются, утверждаются и в каком порядке происходит ознакомление с ними работников, расскажем в статье.

Локальные акты и их виды

Исходя из ст. 8 ТК РФ локальный нормативный акт (далее – ЛНА) можно определить как внутренний документ организации, принимаемый работодателем в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, при принятии ЛНА необходимо учитывать мнение представительного органа работников.

При этом согласование должно осуществляться только в порядке ст. 372 ТК РФ. Иначе ЛНА не подлежат применению.

Кроме того, положения ЛНА не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

ЛНА обязательны для применения как работниками, так и работодателями. За несоблюдение положений ЛНА работниками они могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Нарушение же работодателем положений ЛНА чревато для него привлечением к административной ответственности и судебными разбирательствами.

К ЛНА относятся положения, порядки, инструкции и т. п. При этом по некоторым признакам ЛНА можно разделить на различные виды, которые представим в виде схемы.

 Обязательные ЛНА

К обязательным относятся ЛНА, наличия которых требует трудовое законодательство, в частности:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
  • документ, устанавливающий систему оплаты труда (положение об оплате труда) (ч. 4 ст. 135 ТК РФ);
  • документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
  • документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
  • акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ);
  • акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • акт, устанавливающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на учебу, переобучение или повышение квалификации (ч. 2 ст. 196 ТК РФ);

     Нормы о режимах рабочего времени могут быть утверждены отдельным документом либо включены в ПВТР.

  • правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
  • уставы и положения о дисциплине, введенные федеральными законами (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) (например, Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации, утвержденный Указом Президента РФ от 16.11.1998 № 1396).

Обратите внимание

Вместо того, чтобы создавать отдельные ЛНА, можно включить в соглашения, коллективные или трудовые договоры те или иные положения, например, о конкретных размерах платы за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ).

Помимо обязательных ЛНА, по желанию работодателя в организации могут быть разработаны собственные ЛНА, не предусмотренные законодательством. Например, положение о добровольном медицинском страховании.

Срок и сфера действия ЛНА

Сроки действия ЛНА Трудовым кодексом не установлены, поэтому они могут быть бессрочными или принятыми на определенный период.

В силу ст. 12 ТК РФ ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие ЛНА, он применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

ЛНА либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:

  • с истечением срока действия (если срок был установлен);
  • с отменой (признанием утратившими силу) данного ЛНА либо отдельных его положений другим ЛНА;
  • с вступлением в силу закона или иного акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

В статье 13 ТК РФ сказано, что принимаемые работодателем ЛНА действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы.

И здесь возвращаемся к видам ЛНА в зависимости от сферы их действия. Как было отмечено, ЛНА не обязательно распространяются на всю организацию или всех работников организации.

Например, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о персональных данных действуют в отношении всего персонала.

А вот положение о структурном подразделении – только на работников этого подразделения.

Действие ЛНА может распространяться на определенные категории сотрудников. Например, ЛНА о выездном характере работы распространяется только на сотрудников, которым такой характер работы установлен, а положение о дополнительных отпусках – только на тех, кому отпуска предоставляются.

Когда нужно учитывать мнение представительного органа работников?

Как уже было сказано, в некоторых случаях при принятии ЛНА работодатель должен учесть мнение представительного органа работников.

Прежде всего это случаи, прямо установленные Трудовым кодексом.

Но они могут быть установлены и другими федеральными законами, нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Итак, мнение представительного органа требуется при принятии ЛНА, устанавливающих:

  • порядок проведения аттестации работников (ст. 81 ТК РФ);
  • перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
  • разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  • систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ);
  • конкретные размеры повышения оплаты труда (ст. 147 ТК РФ);
  • конкретные размеры повышения платы за работу в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
  • введение, замену и пересмотр норм труда (ст. 162 ТК РФ);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
  • формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей (ст. 196 ТК РФ);
  • порядок применения вахтового метода (ст. 297 ТК РФ), в том числе возможность увеличения продолжительности вахты с одного до трех месяцев (ст. 299 ТК РФ).

Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

В нашей организации для утверждения организационных документов (должностных инструкций, положений об аттестации и др.), как правило, издаются другие документы (приказы). Целесообразно ли это делать? Какие документы должны утверждаться подобным образом?

В некоторых организациях издают приказы для утверждения должностных инструкций, что представляется излишним. Конечно, с одной стороны, должностная инструкция — многостраничный документ, состоящий из разделов, пунктов и подпунктов.

Но с другой стороны, каждая должностная инструкция имеет ограниченную сферу действия: распространяется только на тех работников организации, которые занимают данную должность.

После утверждения должностной инструкции руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом документ вступает в силу без каких бы то ни было дополнительных действий, указаний или распоряжений. Поэтому должностные инструкции не требуют издания специального утверждающего их документа и утверждаются должностным лицом.

В то же время для утверждения такого сложного по составу информации документа как положение об аттестации далеко не всегда издается соответствующий приказ руководителя организации, что было бы вполне оправдано, т. к. переход организации к проведению аттестации работников процесс непростой и многоступенчатый:

  • обоснование введения процедуры аттестации и изменение условий заключенных с работниками трудовых договоров;
  • создание аттестационной комиссии и разработка графика проведения аттестации;
  • разработка всех необходимых для проведения аттестации форм документов:

отчетные документы работника и его непосредственного руководителя, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист и т. д.;

Другим «классическим» примером документа, требующего утверждения посредством издания приказа, является Инструкция по делопроизводству, требования которой обязательны для всех работников, связанных с созданием, обработкой и хранением документов организации.

Введение в действие данного документа требует: его тиражирования и передачи исполнителям; разъяснения работникам организации закрепленных в Инструкции положений; методического обеспечения процесса перехода на работу по новой Инструкции; при необходимости — проведения обучения работников структурных подразделений организации новым приемам и процедурам, связанным с обработкой документов.

[attention type=red]
Кроме того, следует организовать контроль за сроками внедрения Инструкции и за правильным ее применением.
[/attention]

О организационных документах читайте подробнее по ссылке.

Таким образом, способ утверждения документа посредством издания другого документа целесообразно применять при подготовке и внедрении сложных по содержанию организационных документов (локальных нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность организации в целом.

Традиционно в Инструкцию по делопроизводству включается Перечень документов организации, подлежащих утверждению. Как правило, документы в этом Перечне для удобства восприятия располагают по алфавиту видов документов. Можно порекомендовать дополнительно классифицировать документы Перечня по признаку «способ утверждения»:

личное утверждение документов руководителем организации, утверждение посредством издания руководителем организации соответствующего приказа, утверждение собранием акционеров или участников общества (протокол) и др.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Источник:

Внутренние документы организации: основные характеристики :

Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.

Организационные документы предприятия

Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.

На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.

Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.

Устав

Устав — правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству.

Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

  • наименование и вид предприятия;
  • его почтовый адрес;
  • цель и направление деятельности;
  • порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
  • прочие аспекты деятельности.

Положения

К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.

Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности.

Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций.

Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?

Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.

Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.

Штатное расписание и штатная численность

Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью.

Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке.

Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.

Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.

Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием.

Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация.

Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.

Какие еще внутренние документы организации существуют?

Должностные инструкции

Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия.

Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником.

Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.

Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.

Договоры

Договор — многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности.

Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций.

Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.

Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.

Служебные документы

Служебные документы — официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.

Акты

Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.

Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).

Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.

Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью.

Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.

Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.

Протоколы

Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.

Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.

Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление — решение).

В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок.

Докладные, служебные, объяснительные записки

Служебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях — вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы.

Служебная записка — это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.

Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы — еще и руководителем организации.

Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации — пять лет.

Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.

Внутрикорпоративные документы:

  • Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
  • Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).

Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.

Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.

Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления

Бухгалтерские внутренние документы:

Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);

Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.

Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов*:

  • Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
  • Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
  • Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
  • Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
  • Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);
  • Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
  • Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
  • Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ);

Программы (ст. 225 ТК):

  • программа вводного инструктажа;
  • программа первичного инструктажа на рабочем месте

Инструкции:

  • должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
  •  инструкция по охране труда;
  •  инструкция по пожарной безопасности;

Журналы:

  •  журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
  •  журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
  •  журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 — 231 ТК РФ);
  •  журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29 от 13 01 2003);
  •  журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29 от 13 01 2003);

Книги (постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»):

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:

  • приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;*
  • приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
  • приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
  • приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
  • решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;**
  • решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;**
  • решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников** (** можно объединить)

Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):

  • Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей опционально (п.8 ст 16 ФЗ 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Приказ Министерства экономического развития РФ от 30 апреля 2009 г. N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
  • Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
  • Инструкция по работе на ПК (если работа на ПК занимает более 50% рабочего времени);
  • Программа обучения по охране труда (опционально при создании комиссии по обучению по ОТ);
  • Приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
  • Инструкция обучения по охране труда;
  • Протоколы проверки знаний по охране труда;
  • Журнал проверки знаний по охране труда.

Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.

Также для большинства организаций (за исключением тех, чья хозяйственная деятельность осуществляется в офисах) необходимо разработать программу производственного контроля (ст. 32 Федерального закона № 52-ФЗ от 30 марта 1999 г.

«О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий. СП 1.1.

Какой документ требует утверждения руководителем организации?

Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

В нашей организации для утверждения организационных документов (должностных инструкций, положений об аттестации и др.), как правило, издаются другие документы (приказы). Целесообразно ли это делать? Какие документы должны утверждаться подобным образом?

В некоторых организациях издают приказы для утверждения должностных инструкций, что представляется излишним. Конечно, с одной стороны, должностная инструкция – многостраничный документ, состоящий из разделов, пунктов и подпунктов.

Но с другой стороны, каждая должностная инструкция имеет ограниченную сферу действия: распространяется только на тех работников организации, которые занимают данную должность.

После утверждения должностной инструкции руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом документ вступает в силу без каких бы то ни было дополнительных действий, указаний или распоряжений. Поэтому должностные инструкции не требуют издания специального утверждающего их документа и утверждаются должностным лицом.

       В то же время для утверждения такого сложного по составу информации документа как положение об аттестации далеко не всегда издается соответствующий приказ руководителя организации, что было бы вполне оправдано, т. к. переход организации к проведению аттестации работников процесс непростой и многоступенчатый:

  • обоснование введения процедуры аттестации и изменение условий заключенных с работниками трудовых договоров;
  • создание аттестационной комиссии и разработка графика проведения аттестации;
  • разработка всех необходимых для проведения аттестации форм документов:

       отчетные документы работника и его непосредственного руководителя, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист и т. д.;

       Другим «классическим» примером документа, требующего утверждения посредством издания приказа, является Инструкция по делопроизводству, требования которой обязательны для всех работников, связанных с созданием, обработкой и хранением документов организации.

Введение в действие данного документа требует: его тиражирования и передачи исполнителям; разъяснения работникам организации закрепленных в Инструкции положений; методического обеспечения процесса перехода на работу по новой Инструкции; при необходимости – проведения обучения работников структурных подразделений организации новым приемам и процедурам, связанным с обработкой документов.

[attention type=red]
Кроме того, следует организовать контроль за сроками внедрения Инструкции и за правильным ее применением.
[/attention]

О организационных документах читайте подробнее по ссылке.

       Таким образом, способ утверждения документа посредством издания другого документа целесообразно применять при подготовке и внедрении сложных по содержанию организационных документов (локальных нормативных актов), затрагивающих интересы многих работников или устанавливающих общие правила и нормы, распространяющиеся на деятельность организации в целом.

       Традиционно в Инструкцию по делопроизводству включается Перечень документов организации, подлежащих утверждению. Как правило, документы в этом Перечне для удобства восприятия располагают по алфавиту видов документов. Можно порекомендовать дополнительно классифицировать документы Перечня по признаку «способ утверждения»:

 личное утверждение документов руководителем организации, утверждение посредством издания руководителем организации соответствующего приказа, утверждение собранием акционеров или участников общества (протокол) и др.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Источник:

Организационно-правовые документы

Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

Введение. 2

1. Организационно-правовые документы.. 3

2. Устав организации. 5

3. Учредительный договор. 12

4. Инструкция. 13

5. Структура и штатная численность. 23

6. Штатное расписание. 23

Заключение. 25

Список литературы.. 27

Введение

Организационные документы – это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

1. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.

К организационно-правовым документам относятся:

устав организации;

положение об организации;

учредительный договор;

положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

регламент;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности;

должностные инструкции работников;

правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

положение (о чем?) об отделе кадров;

структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел “Общие положения”, в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим лицом, “действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида” (ст.52 ГК РФ).

2. Устав организации

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Типовая структура текста устава государственного учреждения (пример 1) закреплена в “Унифицированной системе организационно-распорядительной документации”.

Структура текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.

В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.

Приведем возможные разделы устава.

Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

Пример 1.

Типовая структура текста устава государственного учреждения

Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

общее собрание акционеров – высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров – высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

исполнительные органы – генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.

Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:

наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций;

даты регистрации;

государственного регистрационного номера;

подписи;

печати регистрирующего органа.

Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.

Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной – его учредителями, общим собранием акционеров. Пример оформления титульного листа устава приведен в примере 2.

Положение об организации (структурном подразделении)

Положение – правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).
Пример 2.

Образец оформления титульного листа устава

Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивидуальными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений.

Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации – это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Структура текста положения так же, как и текста устава, регламентирована УСОРД и включает следующие разделы (пример 1.4 3).

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

Пример 3. Типовая структура текста положения

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.